Documentation utilisateur
Fiduci-Office-Gestion
Fiduci-Office-Gestion
Détail et aide
Cette page présente les principaux écrans du programme et sert de base pour la documentation destinée aux utilisateurs.
Captures d’écran
Exemples d’écrans du programme Fiduci-Office-Gestion (données masquées).
Tâches à faire
Cet écran constitue le cœur du suivi quotidien. Il permet d’enregistrer toutes les tâches en cours, par client ou par dossier, avec leur niveau d’importance, leur délai, le temps estimé et le responsable.
Des filtres simples (statut, client, tâches en retard, échéances proches) offrent une vision immédiate des priorités. Les notes associées permettent de conserver le contexte et les informations utiles sans multiplier les supports externes.
Cet onglet remplace avantageusement les listes papier et garantit un suivi structuré, fiable et partagé du travail à effectuer.
Cet écran constitue le cœur du suivi quotidien. Il permet d’enregistrer toutes les tâches en cours, par client ou par dossier, avec leur niveau d’importance, leur délai, le temps estimé et le responsable.
Des filtres simples (statut, client, tâches en retard, échéances proches) offrent une vision immédiate des priorités. Les notes associées permettent de conserver le contexte et les informations utiles sans multiplier les supports externes.
Cet onglet remplace avantageusement les listes papier et garantit un suivi structuré, fiable et partagé du travail à effectuer.
Procédure conseillée
- Créer la tâche en indiquant le client ou le dossier concerné.
- Définir le délai, l’importance et le temps estimé.
- Ajouter une note si un contexte particulier est nécessaire.
- Utiliser les filtres pour prioriser les tâches en retard.
- Exporter la vue si un suivi externe est requis.
Agenda de la semaine
Cette vue offre une planification claire du travail sur la semaine en cours, du lundi au vendredi. Elle distingue immédiatement les actions à faire et celles déjà terminées, pour un suivi visuel simple et efficace.
Chaque jour permet l’ajout rapide de tâches, leur modification ou leur validation en fin de traitement. L’utilisateur conserve ainsi une vision chronologique de son activité, sans perdre le lien avec les dossiers clients.
L’agenda de la semaine est particulièrement adapté au pilotage quotidien et à l’organisation du travail, en complément du suivi global des tâches.
Cette vue offre une planification claire du travail sur la semaine en cours, du lundi au vendredi. Elle distingue immédiatement les actions à faire et celles déjà terminées, pour un suivi visuel simple et efficace.
Chaque jour permet l’ajout rapide de tâches, leur modification ou leur validation en fin de traitement. L’utilisateur conserve ainsi une vision chronologique de son activité, sans perdre le lien avec les dossiers clients.
L’agenda de la semaine est particulièrement adapté au pilotage quotidien et à l’organisation du travail, en complément du suivi global des tâches.
Procédure conseillée
- Consulter la semaine générée automatiquement.
- Ajouter ou déplacer les tâches sur le jour concerné.
- Valider les tâches terminées en fin de journée.
- Vérifier l’équilibre de charge sur la semaine.
Bloc-notes (PDF)
Cet espace permet de consigner des notes internes liées à un dossier, un client ou une situation particulière. Chaque note est datée afin de conserver un historique clair et structuré des informations importantes.
Des documents PDF peuvent être annexés directement aux notes, facilitant la centralisation des pièces (courriers, justificatifs, échanges).
Le bloc-notes remplace les annotations dispersées et assure une traçabilité fiable des informations utiles au suivi des dossiers.
Cet espace permet de consigner des notes internes liées à un dossier, un client ou une situation particulière. Chaque note est datée afin de conserver un historique clair et structuré des informations importantes.
Des documents PDF peuvent être annexés directement aux notes, facilitant la centralisation des pièces (courriers, justificatifs, échanges).
Le bloc-notes remplace les annotations dispersées et assure une traçabilité fiable des informations utiles au suivi des dossiers.
Procédure conseillée
- Créer une nouvelle note avec un titre explicite.
- Saisir les informations utiles au dossier.
- Joindre les documents PDF correspondants.
- Utiliser la recherche pour retrouver rapidement une note.
Visites clients / Véhicules
Cet onglet permet de documenter les contacts et visites clients, en conservant un historique clair des échanges. Les informations essentielles sont regroupées afin de faciliter le suivi commercial et administratif.
Pour les garages, la gestion des véhicules inclut le suivi du stock, des caractéristiques et des mouvements.
Des statistiques simples offrent une vision synthétique de l’activité, utile pour le pilotage et l’analyse.
Cet onglet permet de documenter les contacts et visites clients, en conservant un historique clair des échanges. Les informations essentielles sont regroupées afin de faciliter le suivi commercial et administratif.
Pour les garages, la gestion des véhicules inclut le suivi du stock, des caractéristiques et des mouvements.
Des statistiques simples offrent une vision synthétique de l’activité, utile pour le pilotage et l’analyse.
Procédure conseillée
- Onglet -Visites clients-.
- Créer un nouveau client (bouton: Nouveau client) et Enregistrer.
- Ensuite, saisir la visite avec le statut et bouton (Enregistrer / mettre à jour).
- Onglet -Véhicules-.
- Créer une nouvelle fiche véhicule dans l'onglet -Véhicules- (Nouveau).
- Saisir les informations utiles et (Enregistrer).
CA & Marges
Cette analyse repose sur les factures émises et permet de suivre le chiffre d’affaires de manière structurée. Les données sont présentées de façon synthétique et compréhensible.
Les marges peuvent être analysées par période ou par activité, selon les besoins.
Cet outil offre une aide précieuse au pilotage financier et à la prise de décision.
Cette analyse repose sur les factures émises et permet de suivre le chiffre d’affaires de manière structurée. Les données sont présentées de façon synthétique et compréhensible.
Les marges peuvent être analysées par période ou par activité, selon les besoins.
Cet outil offre une aide précieuse au pilotage financier et à la prise de décision.
Appels / Journal
Cet onglet permet de consigner les appels téléphoniques reçus et de garder une trace structurée des échanges. Chaque appel est enregistré avec le service, le type, la date/heure, le contact, le téléphone, l’objet et le résultat.
La fonction « À rappeler le » facilite l’organisation des relances : elle s’active lorsque le résultat indique un rappel, afin de ne pas oublier une action importante.
Les journaux du jour et de la semaine, ainsi que l’historique en PDF, permettent un suivi fiable et un contrôle simple, avec possibilité d’impression pour l’archivage.
Cet onglet permet de consigner les appels téléphoniques reçus et de garder une trace structurée des échanges. Chaque appel est enregistré avec le service, le type, la date/heure, le contact, le téléphone, l’objet et le résultat.
La fonction « À rappeler le » facilite l’organisation des relances : elle s’active lorsque le résultat indique un rappel, afin de ne pas oublier une action importante.
Les journaux du jour et de la semaine, ainsi que l’historique en PDF, permettent un suivi fiable et un contrôle simple, avec possibilité d’impression pour l’archivage.
Procédure conseillée
- Enregistrer l’appel dès sa réception.
- Indiquer le contact, l’objet et le résultat.
- Activer « À rappeler le » si une action est requise.
- Consulter le journal du jour ou de la semaine.
- Imprimer ou archiver le journal en PDF.
Caisse
La caisse permet la saisie structurée des achats et des ventes, jour après jour, avec un contrôle immédiat des montants. Chaque opération est enregistrée de manière claire et vérifiable.
Le programme génère des tickets ou quittances au format PDF, prêts à être imprimés ou archivés.
Des vues par période et des exports facilitent la consultation et le contrôle des opérations de caisse.
La caisse permet la saisie structurée des achats et des ventes, jour après jour, avec un contrôle immédiat des montants. Chaque opération est enregistrée de manière claire et vérifiable.
Le programme génère des tickets ou quittances au format PDF, prêts à être imprimés ou archivés.
Des vues par période et des exports facilitent la consultation et le contrôle des opérations de caisse.
Procédure conseillée
- Saisir chaque opération au moment de l’encaissement.
- Vérifier le mode de paiement et les montants.
- Générer le ticket ou la quittance PDF.
- Contrôler les totaux par période.
- Exporter les données si nécessaire.
Rappels clients
Cet onglet assure le suivi des rappels envoyés aux clients, avec une vision claire des échéances à venir. Il permet d’identifier rapidement les dossiers nécessitant une action.
Les filtres par date ou par statut facilitent la priorisation des relances.
Des exports PDF ou CSV peuvent être générés pour le suivi interne ou la communication.
Cet onglet assure le suivi des rappels envoyés aux clients, avec une vision claire des échéances à venir. Il permet d’identifier rapidement les dossiers nécessitant une action.
Les filtres par date ou par statut facilitent la priorisation des relances.
Des exports PDF ou CSV peuvent être générés pour le suivi interne ou la communication.
Procédure conseillée
- Identifier les dossiers ouverts ou échus.
- Envoyer le rappel selon la procédure définie.
- Mettre à jour le statut du dossier.
- Utiliser les filtres pour suivre les relances.
- Exporter un résumé pour contrôle.
Recherches PDF
Cette fonction permet d’effectuer des recherches en plein texte dans l’ensemble des documents PDF archivés. Elle offre un accès rapide à l’information sans devoir ouvrir chaque fichier.
Les dossiers fréquemment consultés peuvent être ajoutés aux favoris pour un accès direct.
L’indexation et le surlignage des résultats améliorent la lisibilité et accélèrent la consultation des documents.
Cette fonction permet d’effectuer des recherches en plein texte dans l’ensemble des documents PDF archivés. Elle offre un accès rapide à l’information sans devoir ouvrir chaque fichier.
Les dossiers fréquemment consultés peuvent être ajoutés aux favoris pour un accès direct.
L’indexation et le surlignage des résultats améliorent la lisibilité et accélèrent la consultation des documents.
Employés & RH
Ce module centralise les informations relatives aux employés, facilitant la gestion administrative courante. Les données sont organisées par collaborateur.
Les heures, vacances et documents PDF peuvent être suivis de manière structurée.
L’onglet RH permet un suivi clair et conforme des dossiers du personnel.
Ce module centralise les informations relatives aux employés, facilitant la gestion administrative courante. Les données sont organisées par collaborateur.
Les heures, vacances et documents PDF peuvent être suivis de manière structurée.
L’onglet RH permet un suivi clair et conforme des dossiers du personnel.
Sauvegardes
La fonction de sauvegarde assure la sécurité des données du programme. Elle permet de définir des profils adaptés aux besoins de l’entreprise.
Chaque sauvegarde est tracée dans un journal afin de garantir la transparence et le contrôle.
Les procédures de restauration offrent une protection fiable en cas d’incident.
La fonction de sauvegarde assure la sécurité des données du programme. Elle permet de définir des profils adaptés aux besoins de l’entreprise.
Chaque sauvegarde est tracée dans un journal afin de garantir la transparence et le contrôle.
Les procédures de restauration offrent une protection fiable en cas d’incident.
Procédure conseillée
- Configurer les dossiers sources et la destination.
- Définir les exclusions et options de contrôle.
- Lancer une simulation si nécessaire.
- Exécuter la sauvegarde manuelle ou planifiée.
- Vérifier le journal après exécution.
Les captures peuvent être remplacées ou complétées au fur et à mesure de la préparation du manuel utilisateur.
Sommaire de l’aide
Démarrage
- Ouverture du programme
- Structure générale des onglets
- Recherche globale et navigation
- Organisation des données